Hvordan arrangere kurs med Ellen 1-2-3-4
Denne siden forklarer hvordan du skal gå fram for å arrangere kurs. Lurt, ikke sant?
Les hele denne siden først, og om dette ser ut som noe du har lyst til, begynner du å følge oppskriften fra toppen av. Jeg vet at det ikke er moro å lese bruksanvisninger... derfor er det mange som hopper over å lese det jeg ber dem om og istedet sender meg en epost hvor de spør om noe som står tydelig oppført her. Da tar det mye lenger tid, spesielt siden jeg ikke er verdens raskeste til å svare... ;)

Noen begynner på toppen her (som de skal) men så fort de har fylt inn arrangørskjemaet stopper det opp av en eller annen grunn. Om du "er en sånn" vil jeg påpeke at jeg ikke KAN sette opp kurset uten informasjonen jeg skal gi til deltakerne, og den får jeg fra kurssideskjemaet. Ja, du leste riktig :) Det er to skjemaer du skal fylle ut her. Det første er for å se om vi blir enige om å holde kurs hos deg. Når, hvor, hva slags kurs; sånne ting. Først når vi har funnet ut av dette kan vi begynne å offentliggjøre kurset, og det er da jeg trenger å vite hva jeg skal skrive på kurssiden og på arrangementsiden jeg lager på facebook.

Det går MYE raskere å få satt opp kurset om du følger oppskriften her istedet for å sende meg spørsmål på epost. Når det er sagt; selvsagt kan du sende meg epost og spørre om ting du lurer på! Faktisk blir jeg bare glad for det, det er sånn jeg finner ut hva jeg mangler på disse sidene!

Les fra 0 til og med 4 nå, og så gjør du det som står under hvert punkt. Klar, ferdig...gå! :)
Stacks Image 48225
For å arrangere et kurs må du ha tilgang til...

...et ridehus.
Mange spør meg om det går å arrangere kurs selv om man ikke har ridehus. Dessverre…
Det blir ikke helt det samme uten, og været er for ustabilt i norden til å kunne satse på "gode årstider".

...muligheter for oppstalling for hester som kommer til kurset.

...lett tilgang til toaletter

...et sted å spise
Når det er kaldt må man ha et varmt lokale der deltakerne kan gå inn og varme seg og hvor man kan servere lunsj. Dette stedet må være nær ridehuset.
Når det er varmt kan vi spise i ridehuset. Da pleier det å gå fint å ta inn et bord eller to som kan stå i nærheten av et strømuttak slik at man kan koble til en kaffetrakter og kanskje et vaffeljern.

Har du tilgang på alt dette, så kan du gå videre :)
Stacks Image 48249
Først vil jeg gjerne at du leser det jeg har skrevet på:

FAQ
På denne siden står det om avtalen oss imellom. Du må orke å lese hele den siden også... Der får du dessuten all informasjon om priser, både den økonomiske avtalen oss i mellom og hva kurset koster for deltakerne. Det vanligste spørsmålet jeg får om arrangering er "MÅ vi ha ridehus?" (JA) og "Hvor mye koster kurset?" og "Hvor mange deltakere kan være med?" Alt dette finner du svaret på i faq (som står for "frequently asked questions" og betyr "ofte stilte spørsmål")

Ellens kurs
På denne siden står det om elefanter. Nei, selvsagt ikke, skulle bare se om du fulgte med :) Om du ikke har deltatt på kursene mine før, kan det være en god ide å lese på den siden før du bestemmer deg for å arrangere kurset. Dessuten, selv om du HAR deltatt på kursene mine før, er det lurt å lese den siden. Jeg har nemlig forandret på flere av kursene.

Arrangørkalender
På denne siden finner du kalenderen min hvor du kan se hvilke helger jeg er ledig. Se hvilken helg som passer for oss begge. Det kan skje at jeg ikke har rukket å legge opp et arrangement der, så det er ikke garantert at helgen er ledig, men stort sett vil arrangørkalenderen stemme. Det kan være lurt å ha en alternativ helg for sikkerhets skyld.

Når du har lest disse sidene kan du komme tilbake til denne siden og lese videre :)
Stacks Image 48279
Hvordan vi setter opp kurset...

1. Vi blir enige om at du skal arrangere et kurs; du må fylle ut "Arrangørskjema"
Nå som du har lest om mine kriterier for å holde et kurs og du har sett på kalenderen min at jeg har en ledig helg som passer for deg, trenger jeg å få litt informasjon om deg. Denne informasjonen får jeg når du fyller ut skjemaet som heter "Arrangørskjema". Der spør jeg om "hvem, hva, når, hvor". Når du har sendt skjemaet får du en epost hvor alt du har skrevet står, og der finner du en link som gir deg muligheten til å redigere svarene dine dersom du har gjort en feil eller det er noe du vil legge til.

2. Jeg lager en kursside på hjemmesiden min; du må fylle ut "Kurssideskjema"

Hvert kurs jeg setter opp får en egen kursside i kalenderen min hvor all informasjonen deltakeren trenger står. Informasjonen varierer fra sted til sted, så denne må jeg få fra deg. Det innebærer at du må fylle ut et nytt skjema; "Kurssideskjema". Det du skriver i det skjemaet kopierer jeg og bruker direkte på kurssiden, så skriv slik at jeg kan legge det ut direkte. Spesielt er det viktig om du skriver på nynorsk, svensk eller dansk; det blir fort feil om jeg skal prøve å formulere meg på egenhånd da.

All informasjonen jeg ber om der vil kanskje ikke være relevant; på noen steder er det en klubb som er arrangør og informasjonen om arrangøren blir derfor ikke det samme som informasjonen om kontaktpersonen. Andre steder er arrangør og kontaktperson det samme. Hopp bare over det som er irrelevant. Etter at du har sendt skjemaet vil du igjen få muligheten til å endre på det du har skrevet via linken i eposten du får fra google skjema.

3. Du må sjekke kurssiden og se at alt stemmer.
Etter at jeg har satt opp kurssiden må du dobbeltsjekke informasjonen der. Les grundig! Noen ganger setter jeg opp flere kurssider samtidig og det er fort gjort at jeg går litt surr, så ikke stol på meg! sjekk linker og detaljer. Er det noe du synes skal legges til eller trekkes fra må du si ifra nå. Jeg offentliggjør ikke siden før du gir klarsignal.

4. Påmelding for deltakerne
I forbindelse med kurssiden lager jeg et påmeldingsskjema for deltakerne. Dette skjemaet lager jeg via google forms fordi det gir oss begge muligheten til å redigere innholdet og dessuten får vi begge tilgang til svarene som kommer. Etter at jeg har laget skjemaet legger jeg til deg som "redigerer" og du får en epost fra google med beskjed om at du har tilgang til skjemaet.

Jeg setter opp skjemaet slik at når en deltaker har fylt ut påmeldingen så får deltakeren en epost med en bekreftelse på at skjemaet har kommet fram og hvor alle svarene de gav står. De får dessuten en link til skjemaet de fylte ut hvor de kan endre det det har skrevet, akkurat som du fikk når du fylte ut arrangørskjemaet og kurssideskjemaet. Jeg får også en epost med informasjonen deltakeren skrev, og det samme gjør du som er arrangøren.

Alle skjemasvarene samles i et regneark som du også får tilgang til, og dette gir en god oversikt. Du kan legge til informasjon om de påmeldte i egne kolonner på slutten som at de har betalt depositum el. lign. Vær forsiktig med å overskrive informasjonen i regnearket, det du gjør der vil overskrive det som står.

Når alt dette er gjort, har vi kommet langt, men vi er langt fra ferdige... :)
Stacks Image 48306
Offentliggjøring

1. Det hjelper ikke å bare lage kurssiden, vi må lage et arrangement på facebook også.
Nå som vi har laget en super kursside må vi få folk til å se den. Det mest effektive stedet er facebook.
Jeg har en gruppe der som heter "Ellen Ofstad - Horse trainer/ Clinician". Den gruppen har i skrivende stund over 1800 medlemmer og de fleste som har deltatt på kursene mine er der. Jeg pleier derfor å legge inn alle arrangementer i den gruppen, og så linker jeg til kurssiden på hjemmesidene mine. Etter at vi har laget kurssiden er dette ganske enkelt, jeg kopierer bare en del av hva som står på kurssiden, og så inviterer jeg de i gruppen til å bli med. Jeg kan invitere de som er medlemmer i gruppen, men selv om det er mange personer, så er de så spredd geografisk at de aller fleste er uaktuelle.

Derfor må du også dele arrangementet, og det er det viktigste; du kan dele arrangementet til lokale hestefolk. Dersom kursstedet har en facebookside som er knyttet til stedet eller klubben eller noe slikt bør arrangementet linkes opp mot dette, men det blir fort rot om du laget er eget arrangement et annet sted. Dersom du gjør det må du følge med på både arrangementet på min gruppeside i tillegg til det du setter opp.

2. Facebookgruppe

Det er opp til deg om du vil lage en egen gruppe på facebook for kurset. Det kan være kjekt å ha et sted der deltakerne kan spørre om ting, men det kan også være litt styrete å følge med på, så dette vurderer du selv. Det kan være nok å følge med på facebook arrangementet jeg setter opp, mange stiller spørsmål der. Det viktigste er at du følger opp på slike sider og gir folk tilbakemeldinger. Jeg kommer ikke til å klare å følge med på disse sidene i og med at jeg setter opp så mange arrangementer; tilbakemeldinger til deltakere er arrangørens jobb.

3. Promoter kurset lokalt
Mange arrangører venter til siste liten med å promotere kurset, men da er det ofte for sent. For å få deltakere til kurset er det viktig å gå ut med informasjon så tidlig som mulig. Deltakere som er påmeldte vil gjerne at vennene deres også skal være med, så de vil hjelpe til med å promotere kurset de også, men ikke før de er påmeldte selv. Jo tidligere du får de første påmeldingene, desto lettere kommer de neste også.

Bruk facebookgrupper for hestefolk i nærområdet, og alle andre hestenettsider du kan komme på som hest.no, hesteforum osv. Heng opp plakater på lokale staller og steder hestefolk er i god tid. Legg inn en annonse i lokalavisen osv.

De kursene som får mange påmeldinger har arrangører som er flinke til denne delen, det er dette som er den viktigste jobben som arrangør. Folk er opptatte i helgene så det gjelder å fortelle dem om kurset i god tid ellers hjelper det ikke om de har lyst til å komme; de kan ikke fordi de allerede har booket helgen med noe annet.

Nå er vi så godt som i mål!
Stacks Image 48333
Helt til slutt...

1 Oppfølging av påmeldinger
Mange tror at de er påmeldte om de svarer "ja" på en invitasjon på facebook. Folk svarer ja i hytt og pine, uten at de føler noen som helst forpliktelse, så det første du må gjøre er å få dem til å fylle ut påmeldingsskjemaet. Når du snakker med folk om at du vil arrangere kurs, vil du helt sikkert oppleve at mange svarer at dette er noe de vil delta på, men når det kommer til stykket viser det seg at mange "sikre deltakere" ikke melder seg på likevel.

Det står på skjemaet at påmeldingen er bindende, men siden hvem som helst kan fylle ut et skjema med en annen persons informasjon, er dette ikke offentlig bindende i det hele tatt. Jeg regner ikke en deltaker som påmeldt før de har betalt inn depositum eller hele kursavgiften. Derfor setter vi opp innbetalingen slik at deltakerne betaler inn et depositum rett etter at de har meldt seg på og så kan de betale resten av kurset senere. Depositumet får de ikke tilbake om de trekker seg, så de som betaler dette er seriøse i sin intensjon om å gå på kurset.

Når du får en epost om at noen har fylt ut påmeldingsskjemaet må du derfor kontakte vedkommende så fort som mulig å få dem til å betale inn depositumet. Jo raskere du ber dem om dette, desto bedre, går det lang tid etter at de skrev påmeldingen havner det fort i "det skal jeg gjøre snart..." kategorien hos folk og så blir det ikke gjort. Gjør dem oppmerksom på at det er de første påmeldte som får med seg hesten sin. Dette gjelder for både kursene som er lagt opp som seminarer og for kursene som er lagt opp som enkeltleksjoner.

2 Oppfølging av deltakere
Når kurset nærmer seg bør du sende ut litt informasjon til deltakerne. De som bare har betalt depositumet må få en påminnelse om å betale resten av kursavgiften. De må også få informasjon om hvilke hester som blir med på kurset. Utvelgingen av hester gjør vi sammen, så ta kontakt med meg når det er 2-3 uker igjen til kursstart så vi kan velge ut hvilke hester som kommer med.

Selv om det står litt på kurssiden om hva de skal ha med på kurset, er det fint om du hjelper dem litt med dette. Trenger de å ha med seg en stol? hva trenger de å ha med til hesten sin? Skal de ha med egen mat? Hvem trenger overnatting og hva skal de ha med til dette? Er det noen som kan gi hestene mat på morgenen/kvelden? Jo bedre informasjon folk har på forhånd, desto lettere går det på selve kursdagen.

3 Vi avtaler når og hvor jeg skal komme
Det siste er at vi finner ut av når og hvor vi skal møtes. Om jeg kommer med fly må vi avtale henting og så trenger jeg et sted å overnatte. Disse tingene avtaler vi nærmere på epost og/eller telefon :)


Da er det bare å holde selve kurset som gjenstår :)